華やか？影の存在？秘書のお仕事を探りに四国銀行秘書室に潜入

秘書のお仕事とは

秘書といえば、社長や役員が効率よく業務にあたるためにサポートする役割。

なんとなく「華やか」「キラキラ」といったイメージがついてまわるが、一方で「影の支える仕事」といったイメージもある。秘書のお仕事、その実態はどのようなものなのだろう。

気になった高知家の○○取材班は、四国銀行へ。

四国銀行秘書室の矢野南さんが快く取材に応じてくれた。

矢野さんは、秘書室に配属されて4年目。

異動前は窓口業務などを行っていたが、一転、秘書室への配属を言い渡された。当初は「まさか自分が！？」という気持ちでいっぱいだったと言う。

異動が決まってから、配属されるまでの期間は10日程度。短い期間の中でも、自分で勉強をしたり、同じ支店の上司に秘書室での勤務経験者がいたので業務内容を聞いたりと準備を進めたという。

-秘書の仕事の内容を教えてください。

矢野さん：私は役員の方のスケジュール管理を主に担当しています。来客対応や会合、出張のスケジューリングなど、役員の皆様が仕事に集中できるよう、細かな調整などを行っています。「役員の方の想いを周りに伝える」ということも大切な役割だと考えていますが、まだまだ力不足で充分にはできておらず、個人的な課題です。

-秘書というと華やかなイメージで見られると思いますが、実際には事務的な業務も多いんですね。

矢野さん：そうですね。影に徹してサポートするのが秘書の役割だと思います。

なるほど。表には見えない部分で、活躍しているのが秘書のお仕事ということのようだ。

尊敬する人は秘書室の先輩

矢野さんに尊敬する人を伺うと、真っ先に挙がったのが同じ秘書室の先輩だ。

矢野さん：心配りが本当に細やかで、先回りして考え、行動できる憧れの先輩です。一緒に働けて、先輩から学ぶところはとても多いです。

-お仕事以外の時間はどのように過ごしていますか。

矢野さん：休みの日は、ジムに行ったり、ランニングをしたりとアクティブに過ごすことが多いですね。中学・高校と器械体操をやっていたので、どちらかというと体育会系なんです。体力維持が目的ですが、体を動かすことでリフレッシュにもなるんです。夏には、「四国銀行よさこい踊り子隊」としてよさこい祭りにも参加しています。

実は、高知で毎年2月に開催されている「高知龍馬マラソン」やハワイで開催される「ホノルルマラソン」などにも参加したことがあるんだとか。

抜き打ち！秘書検定テスト

秘書検定2級を取得しているという矢野さんに、「抜き打ち！秘書検定テスト」を実施！

テスト問題は、秘書検定試験対策テキストを参考に、マナーや一般常識など選りすぐりの25問。

「普通の人」を代表して、一緒に高知家の◯◯編集部も受けてみたぞ。

結果はいかに…

結果は…

矢野さん：24問正解（正答率96%）

高知家の◯◯編集部：19問正解（正答率76%）

複数人体制で「打倒、矢野さん！」と意気込んだものの、誰も矢野さんのスコアには届かず、矢野さんの圧倒的勝利に終わった。

矢野さん：一問間違えてしまったのが悔しいですね。リベンジしたいです。笑

日々、秘書として適切な対応を心掛けているからこそ、普通の人には正答が難しい問題もなんなくクリアしていた矢野さん。

-さすがの結果ですね。

矢野さん：約3年半の秘書室での勤務を経て、秘書の仕事は自分に向いているのかなと思うようになりました。異動が発表になった当初は、家族や友人からは「あなたで大丈夫？」と言われていましたが。笑

-秘書になって変化したところはありますか？

矢野さん：たくさんあります。ちょっとした所作などに気を使うようになったのもそうですが、友達とのLINEのやりとりなどでも「承知いたしました」といった言い回しを使いがちです。「秘書あるある」でしょうか。笑

また、個人的には慣例にとらわれず、時代に応じて変化させていくことも大切だという矢野さん

矢野さん：例えば、お客様のおもてなし一つをとっても、どうしたら喜んでいただけるか、感動を与えられるかと工夫を凝らすのも、その一つです。もっと良くするにはどうしたらいいかと、常に向上心を持っていたいですね。

「秘書」と聞いて、キラキラと華やかなイメージをしていた◯◯取材班。そのイメージもさることながら、実直で丁寧な姿勢がとても印象的だった矢野さん。

仕事に向き合う、秘書の本当の姿が垣間見れた。

文／長野春子